DOKUMENTENMANAGEMENT

Eine flexible Dokumentenorganisation und elektronische Akten schaffen Ordnung, egal ob mit Ablage-, Dokumenten- oder Archivmanagement. Vom ersten Kontakt bis zur Langzeit-Archivierung.

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Die grundlegenden Funktionen und Nutzen von DucuWare

Briefe, Belege, Notizen und sonstige Papier-Unterlagen werden über einen Scanner erfasst und zunächst in einen elektronischen Briefkorb transferiert. Während des Scannens können Inhalte sofort automatisch übernommen werden, entweder durch Texterkennung (OCR) oder das Lesen von Barcodes. Anschließend werden diese Dokumente im System sortiert und in Archiven abgelegt, wobei ihnen gleichzeitig über eine Eingabemaske passende Suchbegriffe und Schlagworte zugeordnet werden.

Automatisierung großer Dokumentenmengen

Bei gleichartigen Dokumenten, wie z.B. eingehenden Rechnungen, können die oben erwähnten Suchbegriffe auch automatisch aus deren Inhalt erstellt werden. Selbstverfasste Ausgangsrechnungen, Briefe oder Formulare werden außerdem in das System übernommen, sobald sie als Datei oder Druck zur Verfügung stehen. Ein intelligentes Dokumenten-Management-System muss sich erfolgreich in das bestehende IT-Umfeld eines Unternehmens integrieren lassen. Zahlreiche Schnittstellen vom DocuWare Archiv machen den Austausch mit anderen Software-Systemen mit minimalem Administrationsaufwand möglich, während eine Vielzahl von Modulen es erlaubt, das System jederzeit an Ihre individuellen Bedürfnisse anzupassen.

Maximale Transparenz im Workflow

Dokumente werden in vielen Fällen von mehreren Abteilungen innerhalb eines Unternehmens geprüft oder bearbeitet – durch das Management-System können Sie dies beispielsweise mithilfe eines entsprechenden digitalen Genehmigungs-/Ablehnungs-Stempelaufdrucks oder durch Aufgabenlisten organisieren. Auch Home-Offices oder extern arbeitende Anwender können in den Workflow integriert und durch die automatische Versendung von E-Mails über dessen aktuellen Status benachrichtigt werden.

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Automatische Erfassung der Rechnungsdaten

Sparen Sie sich das zeitaufwendige und fehlerbehaftete Ab­tippen der Rechnungsdaten und nutzen Sie die automatische Belegerkennung unserer Software. Anhand der integrierten Texterkennung (OCR) werden Felder wie die Kopfdaten (z.B. Aussteller, Empfänger, Beträge, Rechnungsnummer und –da­tum etc.) bishin zu den Positionsdaten erkannt und ausgele­sen. Zudem überprüft das DMS Ihre Rechnung automatisch auf rechnerische (z.B. korrekte Aufsummierung der Beträge) und sachliche (z.B. Abgleich zwischen Bestellung und Rechnung) Richtigkeit. Es wird zusätzlich überprüft, ob alle notwendigen Angaben nach §14 der UStG vorhanden sind. Zur automatischen Validierung braucht nun ein Mitarbeiter einen kurzen Blick über die erfassten Daten werfen und – fertig.

Bearbeitung & Archivierung

Mit einem Dokumenten-Management-System digitalisieren und automatisieren Sie Ihren Workflow zur Rechnungsbear­beitung. Eine Rechnung geht jetzt nicht mehr in Papierform von Hand zu Hand, sondern wurde am Posteingang einge­scannt und steht damit jetzt digital zur Verfügung. Sie wurde an den Mitarbeiter gesandt, der zuständig für deren Prüfung ist. Dieser Mitarbeiter kontrolliert die Rechnung und leitet sie digital an den nächsten Verantwortlichen zur Freigabe weiter, oder auch an einen Kollegen, falls eine Frage zur Rechnung entsteht. Der aktuelle Stand der Prüfung ist jederzeit einsehbar. Schon direkt nach der automatischen Belegerkennung wird die Rechnung in DocuWare archiviert. Sie ist damit sehr viel früher als beim herkömmlichen Papierverfahren für alle berechtigten Mitarbeiter einsehbar, Abteilungs-Kopien sind damit abgeschafft. Zudem ist jederzeit erkennbar, in wel­chem Prüfstadium bzw. bei wem sich die Rechnung befindet und ob sie schon gebucht/bezahlt wurde oder nicht. Erhalten Sie Rechnungen per E-Mail, können Sie Ihre Postfä­cher automatisch überwachen lassen. Rechnungen werden automatisch erkannt und auch schon vor der Bearbeitung z.B. als Kopie revisionsicher (GoBD-konform) im Archiv abgelegt.

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Informationen aus den E-Mails nutzen

Geschäfts-E-Mails sind dann zweckmäßig abgelegt, wenn sie individuellen Projekten oder Vorgängen zugeordnet sind. So stehen sie im passenden Kontext zur Verfügung und die benötigten Informationen können schneller gefunden werden. Dies bedeutet beispielsweise auch, dass der Inhalt der Nachrichten allen Projektteilnehmern offen steht. Hierbei kann der Benutzer selbst bestimmen, welche E-Mails im Archiv gespeichert werden sollen, indem er die Relevanz der Nachrichten beurteilt. Das Dokumenten- Management-System erstellt einen oder mehrere Ordner in dem Mail-Programm des Benutzers, in die er lediglich die gewünschte E-Mail ziehen muss, um sie abzulegen. Für diese Methode der Archivierung stehen sowohl von DocuWare das ergänzende Modul „Connect to Outlook“ zur Verfügung.

Automatische Archivierung über den Server

Eine weitere Art der Archivierung von E-Mails besteht über die Nutzung eines Servers – vollautomatisch und fehlerfrei. Diese Sicherungsmethode wird ergänzend eingesetzt, um die Archivierungspflicht zu erfüllen, da Ihre Mitarbeiter hierbei nicht entscheiden müssen, welche Nachrichten in ihrem Archiv gespeichert werden sollen. Bei der Einrichtung des Systems werden zusammen mit der Unternehmensleitung Regeln aufgestellt und entsprechende Filter geschaffen. Danach läuft die Archivierung der Nachrichten komplett automatisch ab. Sie können also sicher sein, dass die gesetzlichen Vorgaben für die Archivierung genau eingehalten werden und Sie sämtliche Inhalte schnell wiederfinden können.

Die Vorgehensweise

Um nachhaltig etwas zu verbessern muss zunächst die Ist-Situation ermittelt werden. Dies gilt gerade für die Ausgabestruktur und das Dokumentenmanagement. Mit einer professionellen Analyse schaffen wir die wichtigste Voraussetzung für eine optimale Integration Ihrer Hardwarelandschaft, sowie der Dokumentenmanagementprozesse. Durch eine exakte Erfassung der Ist-Situation zeigen wir Ihnen das derzeitige Ausgabevolumen und die damit verbundenen Gesamtkosten auf. In gemeinsamen Ergebnisgesprächen erarbeiten wir mit Ihnen eine individuelle Lösung.

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Protokollierte Bearbeitungsschritte

In jedem Unternehmen gibt es eine Vielzahl an unterschied­lichen Verträgen, welche die Grundlage der Zusammenarbeit zwischen dem Unternehmen und seinen Kunden, Lieferanten und Dienstleistern bilden. Sie beinhalten Rechte und Pflich­ten beider Seiten, wichtige Kontakt- sowie Termindaten und Fristen, die unbedingt eingehalten werden müssen. In der Regel haben Verträge jahrelange Laufzeiten, werden aktualisiert und unterschiedliche Versionen werden zwischen den Parteien ausgetauscht und diskutiert. Übergreifende Bearbeitungs-Workflows können hier von der Vertragserstellung mit der Verwaltung von Vorlagen über Prüf- und Freigabeprozesse bis zur Vertragsverlängerung oder Kündigung reichen. Mit Hilfe der vordefinierten Bearbeitungs­schritte können die Verträge digital bearbeitet und zwischen den Verantwortlichen abgestimmt und weitergeleitet werden. Somit kann jeder Verantwortliche sicher sein, dass er die aktuellste Vertragsversion vorliegen hat.

Einfache Ablage & Transparenz in den Verträgen

Jeder Vertrag wird eingescannt, direkt aus einer E-Mail oder vom Filesystem übernommen. Im Rahmen der Ablage werden Informationen wie z.B. Vertragspartner, Vertragsart, Laufzei­ten, Kündigungsfristen etc. festgehalten. So ist jedes Doku­ment schnell und einfach wiederauffindbar. Das System erstellt zusätzlich automatisch einen Volltext, so dass Sie Verträge nicht nur über die eingegebenen Informa­tionen, sondern auch über den textlichen Inhalt im Archiv wiederfinden können. Mit einem Vertragsarchiv können Sie sich jederzeit Übersicht über abgeschlossene, laufende oder auslaufende Verträge, Vertragspartner etc. verschaffen. Anders als über aufwändige Mehrfach-Kopien bei einem Papier-Archiv können Sie über ein digitales Archiv die Unterlagen jedem berechtigten Benutzer einfach und unkompliziert zur Verfügung stellen. Somit sind alle Bearbeitungen einsehbar und kontrollierbar.

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Einheitliches Berechtigungskonzept

Die elektronische Personalakte ist auf dem Vormarsch – und das aus sehr gutem Grund: Alle wichtigen Daten und Infor­mationen zu den Mitarbeitern Ihres Unternehmens liegen strukturiert und gebündelt in DocuWare und können sicher und schnell gefunden werden. Bewerbungsunterlagen, Mitarbeiterstammblätter, Verträge aller Art, Notizen von Mitarbeitergesprächen und jegliche monatlichen Berichte wie Gehaltsabrechnungen usw. – alle Dokumente können hier zentral gesammelt und aufbe­wahrt werden. Dies verschafft Ihnen nicht nur Transparenz, sondern auch eine große Zeit- und Kostenersparnis, da Sie nicht mehr für jeden Mitarbeiter einen Aktenordner anlegen, diesen schnell verfügbar aufbewahren und gleichzeitig vor unberechtigtem Zugriff schützen müssen. Mit dem Dokumenten-Management-System DocuWare können Sie ein umfassendes Berechtigungs­system einrichten – mit individuellen Zugriffsrechten. So garantieren Sie sichere Verwahrung der sensiblen Daten sowie ausschließlich berechtigte Zugriffe.

Eingabekontrolle & Workfloweinbindung

Nach dem Bundesdatenschutzgesetz müssen Änderungen und Ergänzungen an Dokumenten einer Personalakte dokumentiert werden. Mit der elektronischen Personalakte durch DocuWare werden automatisch alle Benutzeraktionen protokolliert, sodass jederzeit nachvollziehbar ist, welcher Verantwortliche zu welchem Zeitpunkt welche Änderungen vorgenommen hat. Somit erfüllen Sie mühelos die gesetzli­chen Vorschriften.Sie haben die Möglichkeit, die elektronische Personalakte in automatisierte Workflows Ihres Unternehmens einzubinden, sodass die Ergebnisse eines Workflows, z.B. eines automa­tisierten Prozesses für Urlaubsanträge, automatisch in der Personalakte abgelegt werden können und auch die Zeiter­fassungen hier dokumentiert sind. Das schafft Transparenz und erspart Ihnen zusätzliche Arbeit.

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Automatische Erinnerung

Jedes Dokument wird eingescannt, direkt aus einer E-Mail oder vom Filesystem übernommen. Im Rahmen der Ablage werden Informationen wie z.B. KFZ-Kennzeichen, Fahrgestellnummer, Marke, Typ usw. festgehalten. So ist jedes Doku­ment schnell und einfach wiederauffindbar. Das System erstellt zusätzlich automatisch einen Volltext, so dass Sie die Unterlagen nicht nur über die eingegebenen Informa­tionen, sondern auch über den textlichen Inhalt im Archiv wiederfinden können. TÜV Termine und Wartungsintervalle: lassen Sie sich vom System automatisch erinnern, wann der nächste Termin fällig wird. TÜV Termine sind statische Daten, wann das Fahrzeug wieder vorgeführt werden muss. Wartungsintervalle schlägt das System anhand der gefahrenen Kilometer vor.

Wiedervorlage & Berichte

Ähnlich wie die digitale Personalakte wird ein Fuhrparkmanagement oder eine Fahrzeugakte angelegt. In der Fahrzeugakte werden alle relevanten Dokumente von Anfang an digital archiviert. Vom Angebot über den Schriftverkehr bis zum Kaufvertrag bzw. Leasingvertrag wird die Fahrzeugakte erstellt.  Sie oder auch Ihr Vertreter oder eine verantwortliche Gruppe werden durch die Fuhrparkverwaltung des Dokumenten-Management-Systems automatisch per E-Mail erinnert, wenn ein Termin fällig wird,  demnächst ein Vertrag abläuft oder bearbeitet werden muss. So können Sie diese fristgerecht einhalten, die Konditionen neu verhandeln oder diesen kündigen. Das System kann Ihnen Berichte über den Durchschnittsverbrauch, Kilometer/Monat, Kilometer/Woche,  Kilometer/Quartal, Unterhaltskosten, Gesamtkosten/Km, usw. bereit stellen. Es kann jeglicher Bericht erstellt werden, vorausgesetzt die entsprechenden Werte zur Berechnung sind erfasst.

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Führerscheinprüfprozess

Da jedes Unternehmen verpflichtet ist regelmässig den Führerschein bei seinen Fahrern von Firmenfahrzeugen zu prüfen haben wir die automatische Führerscheinprüfung mit DocuWare erstellt. Jeder Fahrer muss anfangs einmal seinen Führerschein scannen lassen, der Führerschein wird in der Personalakte abgelegt und ist dadurch nur für die Verantwortlichen Personen sichtbar. Anhand des Ablagedatums wird der Fahrer nach der hinterlegten Zeit (6 Monate) vom System aufgefordert seinen Führerschein wieder prüfen zu lassen. Der Fahrer muss bei der entsprechenden Person seinen Führerschein vorzeigen und der bereits gescannte Führerschein wird durch einen Stempel markiert. Der Stempel setzt ein Wiedervorlagedatum und dementsprechend wird in 6 Monaten der Fahrer wieder zur Prüfung eingeladen. Die Zeiten und  Eskalation können spezifisch angepasst werden.

Bestellprozess

Der Bestellprozess wird durch eine Bedarfsmeldung ausgelöst und durch den Einkauf wird im ERP System eine neue Bestellung erstellt, diese Bestellung wird automatisch ins Archiv übergeben und es startet der Bestellprozess. Die Bestellung wird einem Verantwortlichen zugewiesen, der nun diese Bestellung freizugeben oder abzulehnen hat.  Nach der Freigabe wird die Bestellung automatisch per Mail an den Lieferanten gesendet. Es sind auch weitere Prüfungen automatisiert möglich, anhand von möglichen Kriterien wie dem Bestellbetrag wird die Bestellung z.B. für eine weitere Freigabe an eine zweite Person zugewiesen.

Urlaubsfreigabeprozess

Der Mitarbeiter füllt seinen Urlaubsantrag digital per WEB Formular oder mit einem Word Formular aus und übergibt den Antrag automatisch ins Archiv. Nun startet der Freigabeprozess. Der Antrag wird an den oder an mehrere Vorgesetzte/Bearbeiter zugwiesen wo der der Antrag nun geprüft werden muss. Nach der Entscheidung wird der Antragsteller automatisch informiert und der Antrag zusätzlich als PDF übermittelt. Bei einer Freigabe wird der Antrag an die Personalabteilung übergeben die nun die Daten automatisiert an Ihr Programm übergeben. Der Urlaubsantrag ist zudem in der Personalakte archiviert.

Spesenfreigabeprozess

Der Aussendienstmitarbeiter scannt unmittelbar nach dem Bezahlvorgang den Spesenbeleg/Quittung mit dem Handy und lädt das Dokument direkt ins Archiv, der Beleg ist nun bereits revisionssicher archiviert, der Papierbeleg ist nicht mehr nötig. Nun  muss der AD-Mitarbeiter den Beleg noch indexieren (Begründung der Kosten, Teilnehmer extern, Teilnehmer intern, Betrag). Nach der Indexierung wird das Dokument automatisch an den Vorgesetzten zugewiesen der nun die Entscheidung treffen muss, freigeben oder ablehnen.  Nach der Entscheidung wird der AD-Mitarbeiter automatisch über die Entscheidung informiert und je nach dem wird das Dokument an die Buchhaltung für die Auszahlung zugewiesen.

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