Am 17. November 2023 hat der Deutsche Bundestag das “Wachstumschancengesetz” (20/8628, 20/9006, 20/9243 Nr. 1.8) angenommen, ein Gesetzesvorhaben der Bundesregierung zur Förderung der Wettbewerbsfähigkeit Deutschlands. Dieses beinhaltet u.a. die Neuregelung über die E-Rechnung. 

Was bedeutet das für Sie?

Ab dem 1. Januar 2025 wird es für alle Unternehmen obligatorisch, elektronische Rechnungen zu akzeptieren. Darüber hinaus wird ab diesem Datum auch die Ausstellung von E-Rechnungen für alle Unternehmen zur Pflicht. Es gibt jedoch Übergangsbestimmungen, die einige Ausnahmen zulassen. Im Zuge des Wachstumschancengesetzes wurde der Begriff elektronische Rechnung neu definiert.  

Auszug aus der Drucksache 20/8628 Deutscher Bundestag: 

Nur noch eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird, das ihre elektronische Verarbeitung ermöglicht, und die den Vorgaben der Richtlinie 2014/55/EU vom 16. April 2014 (ABl. L 133 vom 6.5.2014, S. 1; CEN-Format EN 16931) entspricht, gilt als elektronische Rechnung. Rechnungen, die in einem anderen elektronischen Format oder auf Papier übermittelt werden, werden unter dem neuen Begriff „sonstige Rechnung“ zusammengefasst. Der Vorrang der Papierrechnung wird gestrichen. Der Vorrang der Papierrechnung wird gestrichen.

Was ist eine E-Rechnung?

Gemäß der EU-Richtlinie 2014/55 ist eine E-Rechnung eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format erstellt, gesendet und empfangen wird, das eine automatische und elektronische Verarbeitung ermöglicht. Das Bundesfinanzministerium unterscheidet zwischen E-Rechnungen, die der Norm EN 16931 entsprechen, und sonstigen Rechnungen, die nicht dieser Norm entsprechen. E-Rechnungen nach der Norm EN 16931 haben das Format XRechnung oder ZUGFeRD ab Version 2.x.  

Eine sonstige Rechnung ist eine E-Rechnung, die in einem anderen elektronischen Format übermittelt wird, oder jede andere Rechnung, die keine E-Rechnung ist und beispielsweise als PDF oder auf Papier übermittelt wird. 

PDF-Rechnungen sind bildbasierte Rechnungen und keine E-Rechnungen nach der Norm EN 16931. Sie können nicht automatisch vom Rechnungsempfänger verarbeitet werden. Sie repräsentieren das Belegbild der Originalrechnung und unterscheiden sich von einer Papierrechnung nur dadurch, dass sie als Bilddatei elektronisch per E-Mail verschickt werden. Bei der Verarbeitung gibt es keinen Unterschied: Beide Rechnungsarten werden behandelt wie digitalisierte Papierrechnungen. 

Kurz unterschieden: 

1. Datenformate ohne Struktur, wie z.B. Rechnungsformate, die nicht maschinenlesbar sind, wie beispielsweise PDFs oder andere Bilddateien, verlieren im Geschäftsbereich zwischen Unternehmen (B2B) an Bedeutung. Sie erfüllen nicht die europäischen Standards Norm EN 16931 und es ist sicher, dass sie in der Zukunft obsolet werden. 

2. Strukturierte Datenformate wie XRechnung und EDI sind für die automatisierte Verarbeitung konzipiert und erfordern keine manuelle Eingabe oder den Einsatz von Lesegeräten oder Scannern. Obwohl das EDI-Format nicht der EU-Norm entspricht, wird es derzeit in vielen Unternehmen eingesetzt und es gibt eine Übergangsregelung. Unternehmen dürfen das EDI-Format bis Ende 2027 weiterhin verwenden, vorausgesetzt, sie haben die Zustimmung des Rechnungsempfängers. Die XRechnung (kommt bereits im öffentlichen Bereich zum Einsatz) erfüllt die Anforderungen und kann von Unternehmen in der Zukunft verwendet werden. 

3. Das hybride Datenformat ZUGFeRD ist eine Kombination aus der maschinenlesbaren XRechnung und einem PDF. Laut Fachleuten vereint es “das Beste aus beiden Welten”. Das bedeutet, es entspricht in seiner aktuellen Version den europäischen Standards und ist gleichzeitig für den Benutzer am Computer lesbar. “Für die meisten Unternehmen wäre es das bevorzugte Format”, so der Fachmann. Geschäftsinhaber, die das Rechnungsformat ZUGFeRD verwenden, müssen sich keine Gedanken darüber machen, ob ihre Kunden die neuen Rechnungsformate lesen können.  

DocuWare und die E-Rechnung:         

Für den E-Rechnungsaustausch in der Europäischen Union regelt die Norm EN16931, welche Inhalte eine E-Rechnung umfassen muss und welches Datenmodell für die elektronische Rechnungsstellung zulässig ist. Danach können elektronische Rechnungsdokumente als strukturierte Daten versandt werden, zum Beispiel als XML-Datei oder als PDF-Datei mit eingebetteten XML-Daten.

DocuWare unterstützt beide in der Norm vorgesehenen XML-Datenmodelle, also die Syntaxen UBL (Universal Business Language) und CII (UN/CEFACT/Cross Industry Invoice). Die Lösung unterstützt also auch die nationalen Standards für XML-Rechnungen aller weiteren EU-Länder, die sich bei ihren Vorgaben nach der Norm EN16931 richten. Die Verarbeitung von ZUGFeRD-Rechnungen stellt für DocuWare kein Problem dar und kann bereits seit längerem umgesetzt werden. 

Rechnungen im ZUGFeRD-Format enthalten integriert in das Rechnungs-PDF standardisierte Rechnungsdaten im XML-Format. DocuWare unterstützt dieses Rechnungsformat. Ihr Vorteil dadurch: Mit DocuWare werden Ihre eingehenden ZUGFeRD-konformen Rechnungen automatisch verarbeitet, indexiert und archiviert. Die zeitraubende und fehleranfällige manuelle Dateneingabe von Rechnungsnummer, Betrag und vielem mehr entfällt. 

Für E-Rechnungen wird nun auch der deutsche Standard XRechnung unterstützt, der gemäß deutschem E-Rechnungsgesetz bzw. EU-Richtlinie 2014/55/EU bereits für den Rechnungsaustausch mit deutschen Behörden des Bundes gilt. 

Sollte es noch zu einer weiteren Ausweitung der E-Rechnung in Europa kommen, so ist bereits heute die Verarbeitung der Factur-X  (Französische Variante des aktuellen ZUGFeRD Standards) als auch der Italienischen FatturaPA unterstützt. 

Gerne stehen wir Ihnen für weitere Informationen sowie bei der Umsetzung der Vorgaben zur Verfügung. Wir haben auf Ihre Fragen die richtigen Antworten.

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