Ein DMS System (Dokumentenmanagement-System) hat viele Vorteile und begleitet Unternehmen auf dem Weg in eine effizientere und digitale Zukunft. Neben den offensichtlichen DMS Vorteilen wie der Einsparung von Unmengen an Papier bietet ein DMS aber noch viele weitere Vorteile. In diesem Artikel behandeln wir die verschiedenen positiven Aspekte eines Dokumentenmanagement-Systems.
In herkömmlichen Prozessen mit gedruckten Unterlagen sind die Bearbeitungszeiten oft sehr lang. Rechnungen müssen beispielsweise vom Posteingang zum entsprechenden Entscheider gebracht werden. Dieser muss das Dokument prüfen und freigeben. Anschließend findet es seinen Weg in die Buchhaltung zur Zahlung. Oft sind hier noch mehrere Zwischenschritte vorhanden und so zieht sich ein Vorgang schnell über viele Tage oder sogar Wochen.
Noch komplizierter wird es, wenn ein Dokument von mehren Personen gesichtet werden muss, beispielsweise bei einer Bewerbung. Die Unterlagen müssen entweder von Person zu Person gebracht werden oder aber mehrmals kopiert werden. Dies erzeugt wiederum Verzögerungen und behindert eine schnelle Bearbeitung.
Mit einem DMS ist all dies nicht mehr nötig bzw. viel schneller abwickelbar. Ein einziges Dokument kann gleichzeitig an mehrere Personen zur Ansicht, Freigabe oder Bearbeitung gesendet werden. Langwierige Arbeiten wie drucken, einscannen, heften, Notizen anfügen usw. fallen ganz weg oder geschehen digital deutlich schneller.
Die Dokumente in Ihrem Dokumentenmanagement-System sind generell von jedem Ort aus verfügbar. Egal ob aus einem beliebigen Büro in Ihrem Unternehmen oder auch vom Home Office aus. Ein besonderer Vorteil sind die mobilen Apps, die Ihnen den Zugriff auf wichtige Dokumente von unterwegs ermöglichen. So können beispielsweise Freigaben von wichtigen Rechnungen auch von unterwegs erteilt oder Anmerkungen hinzugefügt werden. Diese DMS Vorteile beschleunigen besonders wichtige Prozesse deutlich und vermeiden Verzögerungen durch Geschäftsreisen.
Die Konformität mit den aktuellen Gesetzen ist natürliche. Besonders die Einhaltung der GoBD und DSGVO sorgt für Unsicherheit und Verwirrung bei vielen Firmen. Mit einem geeigneten Dokumentenmanagement-System (DMS) können die Anforderungen beider Gesetze erfüllt und gleichzeitig die Prozesse im Unternehmen optimiert werden.
In unserem ausführlichen Artikel zum Thema Revisionssichere Archivierung (GOBD + DSGVO) finden Sie alle wichtigen Informationen zum gesetzeskonformen Einsatz eines DMS.
Mit einem DMS liegen Ihre Dokumente nicht mehr im ganzen Unternehmen über verschiedenen Abteilungen verteilt sondern sind an einem zentralen Ort digital gespeichert. Dies verhindert, dass wichtige Unterlagen schwer auffindbar sind oder sogar verloren gehen.
Außerdem ermöglicht die zentrale Speicherung eine zuverlässige Sicherung der Daten. Ihr Dokumentenarchiv ist entweder lokal im unternehmenseigenen Server gespeichert oder in der Cloud. Beides ist ideal für eine regelmäßige Backupsicherung, was bei einem herkömmlichen Archiv natürlich nicht möglich ist.
Wenn bei einer herkömmlichen Dokumentenverwaltung ein bestimmter Beleg gesucht wird, ist dieser im Idealfall zentral in einem Archiv gelagert. Dort muss er dann entsprechend der jeweiligen Ablagestruktur gesucht werden. Problematisch wird es, wenn das Dokument noch nicht im Archiv angekommen ist oder eine andere Person aktuell das selbe Dokument verwendet. Dann beginnt die nervenaufreibende Suche im ganzen Unternehmen.
Da alle Dokumente ein einem Dokumentenmanagement-System analysiert und mit allen wichtigen Metadaten archiviert werden geschieht die Suche blitzschnell. Sie geben die entsprechenden Filter und Suchwörter ein und gelangen so zu den gewünschten Unterlagen. Mehrere Personen können gleichzeitig auf das Dokument zugreifen und Sie müssen Ihren Schreibtisch nicht verlassen um eine Information zu bekommen.
Gerade bei länger dauernden Vorgängen zu denen viele verschiedene Belege gehören zeigen sich die DMS Vorteile. Durch eindeutige Metadaten können sie sofort einsehen welche Unterlagen zu dem betreffenden Projekt gehören. Ebenso kann der Versions- und Bearbeitungsverlauf transparent eingesehen werden. Alle betreffenden Personen haben die selben Informationen und Missverständnisse und Fehler werden vermieden.
Der offensichtlichste Vorteil eines Dokumentenmanagement-Systems ist der Wegfall eines Großteils aller Belege in Papierform, welche Tag für Tag abgelegt bzw. ausgedruckt werden. Während in vielen Unternehmen Rechnungen, die per Mail ankommen noch ausgedruckt werden, können diese mit dem DMS direkt digital abgelegt werden. Auch gedruckte Belege werden mittels eines Dokumentenscanners digitalisiert und zentral abgelegt.
Archivräume und endlose Papierstapel gehören somit der Vergangenheit an. Schritt für Schritt können Sie Prozesse und Belegarten digitalisieren und somit den Weg zum papierlosen Büro gehen.
Da alle Daten im DMS digital vorliegen geschieht auch die Auswertung für Controllingzwecke schnell und unkompliziert. Besonders interessante Daten, welche dem DMS entnommen werden können sind beispielsweise die Anzahl der verschiedenen Belegarten in einem bestimmen Zeitraum sowie deren Werte. Auch sind Fehler in den Prozessen schnell zu erkennen und der Auslöser kann schnell festgestellt werden.
Für die Auswertung der Dokumente müssen keine Papierstapel mehr überprüft und gezählt werden. Alles geschieht von Ihrem Schreibtisch aus.
Durch die DMS Vorteile werden Ihre Prozesse nicht nur vereinfacht und beschleunigt. Viele Vorgänge im Unternehmen können sogar vollständig oder teilweise automatisiert werden. Beispielsweise werden die Informationen auf Rechnungen und sonstige Belege automatisch analysiert und somit einem Kunden oder Lieferanten zugeordnet. Das DMS erkennt den Text auf dem jeweiligen Dokument und erspart Ihnen somit die händische Einordnung und Kategorisierung aller Unterlagen. Sie können Ihre Automatisierungsfunktionen selbst konfigurieren und individuell auf Ihre Struktur anpassen.
Schlussendlich erleichtern die oben genannten Punkte den Arbeitsalltag aller Personen im Unternehmen. Weniger komplizierte und umständliche Prozesse, mehr Automatisierung und schnellere Freigabe von wichtigen Dokumenten. Die Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen werden durch die optimierten Prozesse weniger Zeit für Ihre Arbeit benötigen und dabei weniger Ärger erleben. Ohne die monotonen und langwierigen Ablage- und Sucharbeiten haben sie mehr Zeit für die wirklich wichtigen Aufgaben Ihrer Tätigkeit. Dies kommt dem ganzen Unternehmen zugute und sorgt für eine höhere Produktivität und Zufriedenheit.