Prozessmanagement

Führerscheinprüfprozess

Da jedes Unternehmen verpflichtet ist regelmässig den Führerschein bei seinen Fahrern von Firmenfahrzeugen zu prüfen haben wir die automatische Führerscheinprüfung mit DocuWare erstellt. Jeder Fahrer muss anfangs einmal seinen Führerschein scannen lassen, der Führerschein wird in der Personalakte abgelegt und ist dadurch nur für die Verantwortlichen Personen sichtbar. Anhand des Ablagedatums wird der Fahrer nach der hinterlegten Zeit
(6 Monate) vom System aufgefordert seinen Führerschein wieder prüfen zu lassen. Der Fahrer muss bei der entsprechenden Person seinen Führerschein vorzeigen und der bereits gescannte Führerschein wird durch einen Stempel markiert. Der Stempel setzt ein Wiedervorlagedatum und dementsprechend wird in 6 Monaten der Fahrer wieder zur Prüfung eingeladen. Die Zeiten und  Eskalation können spezifisch angepasst werden.

Bestellprozess

Der Bestellprozess wird durch eine Bedarfsmeldung ausgelöst und durch den Einkauf wird im ERP System eine neue Bestellung erstellt, diese Bestellung wird automatisch ins Archiv übergeben und es startet der Bestellprozess.
Die Bestellung wird einem Verantwortlichen zugewiesen, der nun diese Bestellung freizugeben oder abzulehnen hat.  Nach der Freigabe wird die Bestellung automatisch per Mail an den Lieferanten gesendet. Es sind auch weitere Prüfungen automatisiert möglich, anhand von möglichen Kriterien wie dem Bestellbetrag wird die Bestellung z.B. für eine weitere Freigabe an eine zweite Person zugewiesen.

Urlaubsfreigabeprozess

Der Mitarbeiter füllt seinen Urlaubsantrag digital per WEB Formular oder mit einem Word Formular aus und übergibt den Antrag automatisch ins Archiv. Nun startet der Freigabeprozess. Der Antrag wird an den oder an mehrere Vorgesetzte/Bearbeiter zugwiesen wo der der Antrag nun geprüft werden muss. Nach der Entscheidung wird der Antragsteller automatisch informiert und der Antrag zusätzlich als PDF übermittelt. Bei einer Freigabe wird der Antrag an die Personalabteilung übergeben die nun die Daten automatisiert an Ihr Programm übergeben. Der Urlaubsantrag ist zudem in der Personalakte archiviert.

Spesenfreigabeprozess

Der Aussendienstmitarbeiter scannt unmittelbar nach dem Bezahlvorgang den Spesenbeleg/Quittung mit dem Handy und lädt das Dokument direkt ins Archiv, der Beleg ist nun bereits revisionssicher archiviert, der Papierbeleg ist nicht mehr nötig. Nun  muss der AD-Mitarbeiter den Beleg noch indexieren (Begründung der Kosten, Teilnehmer extern, Teilnehmer intern, Betrag).
Nach der Indexierung wird das Dokument automatisch an den Vorgesetzten zugewiesen der nun die Entscheidung treffen muss, freigeben oder ablehnen.  Nach der Entscheidung wird der AD-Mitarbeiter automatisch über die Entscheidung informiert und je nach dem wird das Dokument an die Buchhaltung für die Auszahlung zugewiesen.

X

Durch die weitere Nutzung der Seite stimmen Sie der Verwendung von Cookies zu. Weitere Informationen

Die Cookie-Einstellungen auf dieser Website sind auf "Cookies zulassen" eingestellt, um das beste Surferlebnis zu ermöglichen. Wenn du diese Website ohne Änderung der Cookie-Einstellungen verwendest oder auf "Akzeptieren" klickst, erklärst du sich damit einverstanden.

Schließen