Vertragsmanagement

Protokollierte Bearbeitungsschritte

In jedem Unternehmen gibt es eine Vielzahl an unterschied­lichen Verträgen, welche die Grundlage der Zusammenarbeit zwischen dem Unternehmen und seinen Kunden, Lieferanten und Dienstleistern bilden. Sie beinhalten Rechte und Pflich­ten beider Seiten, wichtige Kontakt- sowie Termindaten und Fristen, die unbedingt eingehalten werden müssen. In der Regel haben Verträge jahrelange Laufzeiten, werden aktualisiert und unterschiedliche Versionen werden zwischen den Parteien ausgetauscht und diskutiert. Übergreifende Bearbeitungs-Workflows können hier von der Vertragserstellung mit der Verwaltung von Vorlagen über Prüf- und Freigabeprozesse bis zur Vertragsverlängerung oder Kündigung reichen. Mit Hilfe der vordefinierten Bearbeitungs­schritte können die Verträge digital bearbeitet und zwischen den Verantwortlichen abgestimmt und weitergeleitet werden. Somit kann jeder Verantwortliche sicher sein, dass er die aktuellste Vertragsversion vorliegen hat.

Einfache Ablage & Transparenz in den Verträgen

Jeder Vertrag wird eingescannt, direkt aus einer E-Mail oder vom Filesystem übernommen. Im Rahmen der Ablage werden Informationen wie
z.B. Vertragspartner, Vertragsart, Laufzei­ten, Kündigungsfristen etc. festgehalten. So ist jedes Doku­ment schnell und einfach wiederauffindbar. Das System erstellt zusätzlich automatisch einen Volltext, so dass Sie Verträge nicht nur über die eingegebenen Informa­tionen, sondern auch über den textlichen Inhalt im Archiv wiederfinden können. Mit einem Vertragsarchiv können Sie sich jederzeit Übersicht über abgeschlossene, laufende oder auslaufende Verträge, Vertragspartner etc. verschaffen. Anders als über aufwändige Mehrfach-Kopien bei einem Papier-Archiv können Sie über ein digitales Archiv die Unterlagen jedem berechtigten Benutzer einfach und unkompliziert zur Verfügung stellen. Somit sind alle Bearbeitungen einsehbar und kontrollierbar.

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