Fuhrparkmanagement

Automatische Erinnerung

Jedes Dokument wird eingescannt, direkt aus einer E-Mail oder vom Filesystem übernommen. Im Rahmen der Ablage werden Informationen wie z.B. KFZ-Kennzeichen, Fahrgestellnummer, Marke, Typ usw. festgehalten. So ist jedes Doku­ment schnell und einfach wiederauffindbar. Das System erstellt zusätzlich automatisch einen Volltext, so dass Sie die Unterlagen nicht nur über die eingegebenen Informa­tionen, sondern auch über den textlichen Inhalt im Archiv wiederfinden können. TÜV Termine und Wartungsintervalle: lassen Sie sich vom System automatisch erinnern, wann der nächste Termin fällig wird. TÜV Termine sind statische Daten, wann das Fahrzeug wieder vorgeführt werden muss. Wartungsintervalle schlägt das System anhand der gefahrenen Kilometer vor.

Wiedervorlage & Berichte

Ähnlich wie die digitale Personalakte wird ein Fuhrparkmanagement oder eine Fahrzeugakte angelegt. In der Fahrzeugakte werden alle relevanten Dokumente von Anfang an digital archiviert. Vom Angebot über den Schriftverkehr bis zum Kaufvertrag bzw. Leasingvertrag wird die Fahrzeugakte erstellt.  Sie oder auch Ihr Vertreter oder eine verantwortliche Gruppe werden durch die Fuhrparkverwaltung des Dokumenten-Management-Systems automatisch per E-Mail erinnert, wenn ein Termin fällig wird,  demnächst ein Vertrag abläuft oder bearbeitet werden muss. So können Sie diese fristgerecht einhalten, die Konditionen neu verhandeln oder diesen kündigen. Das System kann Ihnen Berichte über den Durchschnittsverbrauch, Kilometer/Monat, Kilometer/Woche,  Kilometer/Quartal, Unterhaltskosten, Gesamtkosten/Km, usw. bereit stellen. Es kann jeglicher Bericht erstellt werden, vorausgesetzt die entsprechenden Werte zur Berechnung sind erfasst.

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