Effiziente Archivierung von E-Mails mit DocuWare

Informationen aus den E-Mails nutzen

Geschäfts-E-Mails sind dann zweckmäßig abgelegt, wenn sie individuellen Projekten oder Vorgängen zugeordnet sind. So stehen sie im passenden Kontext zur Verfügung und die benötigten Informationen können schneller gefunden werden. Dies bedeutet beispielsweise auch, dass der Inhalt der Nachrichten allen Projektteilnehmern offen steht. Hierbei kann der Benutzer selbst bestimmen, welche E-Mails im Archiv gespeichert werden sollen, indem er die Relevanz der Nachrichten beurteilt. Das Dokumenten- Management-System erstellt einen oder mehrere Ordner in dem Mail-Programm des Benutzers, in die er lediglich die gewünschte E-Mail ziehen muss, um sie abzulegen. Für diese Methode der Archivierung stehen sowohl von DocuWare das ergänzende Modul „Connect to Outlook“ zur Verfügung.

Automatische Archivierung über den Server

Eine weitere Art der Archivierung von E-Mails besteht über die Nutzung eines Servers – vollautomatisch und fehlerfrei. Diese Sicherungsmethode wird ergänzend eingesetzt, um die Archivierungspflicht zu erfüllen, da Ihre Mitarbeiter hierbei nicht entscheiden müssen, welche Nachrichten in ihrem Archiv gespeichert werden sollen. Bei der Einrichtung des Systems werden zusammen mit der Unternehmensleitung Regeln aufgestellt und entsprechende Filter geschaffen. Danach läuft die Archivierung der Nachrichten komplett automatisch ab. Sie können also sicher sein, dass die gesetzlichen Vorgaben für die Archivierung genau eingehalten werden und Sie sämtliche Inhalte schnell wiederfinden können.

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