Eingangsrechnungen digital erfassen und bearbeiten

Automatische Erfassung der Rechnungsdaten

Sparen Sie sich das zeitaufwendige und fehlerbehaftete Ab­tippen der Rechnungsdaten und nutzen Sie die automatische Belegerkennung unserer Software. Anhand der integrierten Texterkennung (OCR) werden Felder wie die Kopfdaten (z.B. Aussteller, Empfänger, Beträge, Rechnungsnummer
und –da­tum etc.) bishin zu den Positionsdaten erkannt und ausgele­sen.
Zudem überprüft das DMS Ihre Rechnung automatisch auf rechnerische
(z.B. korrekte Aufsummierung der Beträge) und sachliche (z.B. Abgleich zwischen Bestellung und Rechnung) Richtigkeit. Es wird zusätzlich überprüft, ob alle notwendigen Angaben nach §14 der UStG vorhanden sind. Zur automatischen Validierung braucht nun ein Mitarbeiter einen kurzen Blick über die erfassten Daten werfen und – fertig.

Bearbeitung & Archivierung

Mit einem Dokumenten-Management-System digitalisieren und automatisieren Sie Ihren Workflow zur Rechnungsbear­beitung. Eine Rechnung geht jetzt nicht mehr in Papierform von Hand zu Hand, sondern wurde am Posteingang
einge­scannt und steht damit jetzt digital zur Verfügung. Sie wurde an den Mitarbeiter gesandt, der zuständig für deren Prüfung ist. Dieser Mitarbeiter kontrolliert die Rechnung und leitet sie digital an den nächsten Verantwortlichen zur Freigabe weiter, oder auch an einen Kollegen, falls eine Frage zur Rechnung entsteht. Der aktuelle Stand der Prüfung ist jederzeit einsehbar. Schon direkt nach der automatischen Belegerkennung wird die Rechnung in DocuWare archiviert. Sie ist damit sehr viel früher als beim herkömmlichen Papierverfahren für alle berechtigten Mitarbeiter einsehbar, Abteilungs-Kopien sind damit abgeschafft. Zudem ist jederzeit erkennbar, in wel­chem Prüfstadium bzw. bei wem sich die Rechnung befindet und ob sie schon gebucht/bezahlt wurde oder nicht. Erhalten Sie Rechnungen per E-Mail, können Sie Ihre Postfä­cher automatisch überwachen lassen. Rechnungen werden automatisch erkannt und auch schon vor der Bearbeitung z.B. als Kopie revisionsicher (GoBD-konform) im Archiv abgelegt.

 

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