Effiziente und Zentrale Dokumentenverwaltung

Einheitliches Berechtigungskonzept

Die elektronische Personalakte ist auf dem Vormarsch – und das aus sehr gutem Grund: Alle wichtigen Daten und Infor­mationen zu den Mitarbeitern Ihres Unternehmens liegen strukturiert und gebündelt in DocuWare und können sicher und schnell gefunden werden. Bewerbungsunterlagen, Mitarbeiterstammblätter, Verträge aller Art, Notizen von Mitarbeitergesprächen und jegliche monatlichen Berichte wie Gehaltsabrechnungen usw. – alle Dokumente können hier zentral gesammelt und aufbe­wahrt werden. Dies verschafft Ihnen nicht nur Transparenz, sondern auch eine große Zeit- und Kostenersparnis, da Sie nicht mehr für jeden Mitarbeiter einen Aktenordner anlegen, diesen schnell verfügbar aufbewahren und gleichzeitig vor unberechtigtem Zugriff schützen müssen. Mit dem Dokumenten-Management-System DocuWare können Sie ein umfassendes Berechtigungs­system einrichten – mit individuellen Zugriffsrechten. So garantieren Sie sichere Verwahrung der sensiblen Daten sowie ausschließlich berechtigte Zugriffe.

Eingabekontrolle & Workfloweinbindung

Nach dem Bundesdatenschutzgesetz müssen Änderungen und Ergänzungen an Dokumenten einer Personalakte dokumentiert werden. Mit der elektronischen Personalakte durch DocuWare werden automatisch alle Benutzeraktionen protokolliert, sodass jederzeit nachvollziehbar ist, welcher Verantwortliche zu welchem Zeitpunkt welche Änderungen vorgenommen hat. Somit erfüllen Sie mühelos die gesetzli­chen Vorschriften.Sie haben die Möglichkeit, die elektronische Personalakte in automatisierte Workflows Ihres Unternehmens einzubinden, sodass die Ergebnisse eines Workflows, z.B. eines automa­tisierten Prozesses für Urlaubsanträge, automatisch in der Personalakte abgelegt werden können und auch die Zeiter­fassungen hier dokumentiert sind. Das schafft Transparenz und erspart Ihnen zusätzliche Arbeit.

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