Funktionen und Nutzen von DocuWare

Die grundlegenden Funktionen und Nutzen von DocuWare

Briefe, Belege, Notizen und sonstige Papier-Unterlagen werden über einen Scanner erfasst und zunächst in einen elektronischen Briefkorb transferiert. Während des Scannens können Inhalte sofort automatisch übernommen werden, entweder durch Texterkennung (OCR) oder das Lesen von Barcodes. Anschließend werden diese Dokumente im System sortiert und in Archiven abgelegt, wobei ihnen gleichzeitig über eine Eingabemaske passende Suchbegriffe und Schlagworte zugeordnet werden.

Automatisierung großer Dokumentenmengen

Bei gleichartigen Dokumenten, wie z.B. eingehenden Rechnungen, können die oben erwähnten Suchbegriffe auch automatisch aus deren Inhalt erstellt werden. Selbstverfasste Ausgangsrechnungen, Briefe oder Formulare werden außerdem in das System übernommen, sobald sie als Datei oder Druck zur Verfügung stehen. Ein intelligentes Dokumenten-Management-System muss sich erfolgreich in das bestehende IT-Umfeld eines Unternehmens integrieren lassen. Zahlreiche Schnittstellen vom DocuWare Archiv machen den Austausch mit anderen Software-Systemen mit minimalem Administrationsaufwand möglich, während eine Vielzahl von Modulen es erlaubt, das System jederzeit an Ihre individuellen Bedürfnisse anzupassen.

Maximale Transparenz im Workflow

Dokumente werden in vielen Fällen von mehreren Abteilungen innerhalb eines Unternehmens geprüft oder bearbeitet – durch das Management-System können Sie dies beispielsweise mithilfe eines entsprechenden digitalen Genehmigungs-/Ablehnungs-Stempelaufdrucks oder durch Aufgabenlisten organisieren. Auch Home-Offices oder extern arbeitende Anwender können in den Workflow integriert und durch die automatische Versendung von E-Mails über dessen aktuellen Status benachrichtigt werden.

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